Toch bepaalt juist dat hoe de dag verloopt. Te weinig zitplaatsen tijdens het diner is een probleem, maar te veel stoelen tijdens de borrel is dat net zo goed, want dan blijft iedereen zitten en komt het feest niet op gang.

Reken per onderdeel van de dag

De denkfout is uitgaan van één opstelling voor de hele dag. Een bruiloft heeft meestal drie of vier fases die elk iets anders vragen.

Voor de ceremonie reken je op een zitplaats voor vrijwel iedere gast. Voor het diner geldt hetzelfde, maar dan met tafels erbij. Voor de receptie en de borrel is de vuistregel juist andersom: zitplaatsen voor ongeveer een derde tot de helft van de gasten, aangevuld met statafels. Voor het avondfeest heb je nog minder nodig, maar wel een paar zitjes aan de rand voor mensen die even willen bijkomen.

Denk daarbij aan de gasten die niet lang kunnen staan. Een paar comfortabele stoelen op een rustige plek is een kleine moeite en wordt zeer gewaardeerd.

Rond of langwerpig

De vorm van de tafels bepaalt de sfeer van het diner meer dan het tafellinnen. Ronde tafels van acht tot tien personen zorgen ervoor dat iedereen elkaar kan zien en met meerdere mensen kan praten. Langwerpige tafels ogen strakker en zijn makkelijker aan te kleden met een doorlopende tafeldecoratie, maar je praat er vooral met je directe buren.

Reken bij beide op ongeveer zestig tot zeventig centimeter tafelrand per persoon, en houd tussen de tafels genoeg ruimte vrij voor de bediening en voor stoelen die naar achteren geschoven worden. Op papier past er altijd meer dan in werkelijkheid.

Wat de locatie wel en niet regelt

Vraag vroeg in het traject precies na wat er op de locatie aanwezig is. Sommige locaties leveren alles, andere alleen de ruimte.

Bij een tuinbruiloft, een schuur of een locatie zonder eigen inventaris huur je meubilair los in. Een partyverhuur bedrijf levert dan een compleet pakket: tafels, stoelen, statafels en vaak ook servies en glaswerk, zodat je niet bij verschillende leveranciers hoeft te bestellen.

Check bij een buitenlocatie ook de ondergrond. Dunne stoelpoten zakken weg in gras, en dat is met honderd gasten in galakleding een reëel probleem. Vloerplaten of een stevigere stoel lossen dat op. Wie apart wil kunnen kiezen, kan bij het onderdeel stoelen huren precies zien welke modellen er zijn, van eenvoudige klapstoelen tot houten stoelen met zitting.

Plan de logistiek, niet alleen de bestelling

Dit is waar het misgaat bij bruiloften die verder tot in de puntjes geregeld zijn. Spreek af wanneer er geleverd wordt, wie er is om het in ontvangst te nemen, en wie het klaarzet. Bij veel verhuurbedrijven is opbouwen een aparte dienst. Ga er niet vanuit dat het inbegrepen is, want anders staan er op de ochtend van de bruiloft honderd stoelen gestapeld in een hoek terwijl jij bij de kapper zit.

Regel ook het ophalen. Als dat de dag erna gebeurt, moet er iemand aanwezig kunnen zijn, en dat is meestal precies het moment dat het bruidspaar er niet is.

Denk ook aan de weersverwachting bij een buitenbruiloft. Een plan B met een tent of een overkapping bestel je bij voorkeur meteen mee als optie, want twee weken van tevoren is het aanbod in het hoogseizoen vaak vergeven.

Bestel op tijd, maar niet te vroeg

Populaire data zijn maanden vooruit vergeven, dus reserveer zodra je locatie en gastenaantal vaststaan. Het definitieve aantal mag daarna vaak nog worden bijgesteld.

Vraag tot wanneer je kunt wijzigen en of er kosten aan verbonden zijn. Bij vrijwel elke bruiloft verandert het aantal gasten nog in de laatste weken, en het scheelt veel gedoe als je dat vooraf hebt afgesproken.