1. Beschikbaarheid en capaciteit

• Beschikbaarheid: Controleer de beschikbaarheid van de evenementenlocatie op je gewenste trouwdatum. Populaire locaties kunnen maanden, of zelfs jaren, van tevoren volgeboekt zijn. Het is daarom raadzaam om zo vroeg mogelijk contact op te nemen met de locatie van je keuze om je datum te reserveren. Houd ook rekening met seizoensgebonden beschikbaarheid en eventuele prijsverschillen afhankelijk van het seizoen.
• Capaciteit: Zorg ervoor dat de locatie voldoende ruimte biedt voor het aantal gasten dat je verwacht. Een te kleine ruimte kan benauwd aanvoelen, terwijl een te grote ruimte ongezellig kan lijken. Informeer naar de maximale capaciteit van de locatie en of deze kan worden aangepast aan jouw gastenlijst. Overweeg ook de indeling van de ruimte; een goed ontworpen lay-out kan helpen om een intieme sfeer te creëren, zelfs in een grotere ruimte.

2. Ligging en bereikbaarheid

• Locatie: Kies een locatie die centraal gelegen is voor de meeste van je gasten. Overweeg ook de nabijheid van accommodatie voor gasten die van ver komen. Een locatie in de buurt van hotels of andere overnachtingsmogelijkheden kan voor je gasten erg handig zijn. Denk ook aan de nabijheid van belangrijke voorzieningen zoals luchthavens en treinstations voor gasten die van ver komen.
• Bereikbaarheid: Denk aan de beschikbaarheid van parkeerplaatsen en de toegang tot het openbaar vervoer. Dit maakt het voor je gasten gemakkelijker om de locatie te bereiken. Overweeg de verkeersomstandigheden en mogelijke reistijden, vooral als je trouwt tijdens een druk seizoen of op een locatie met bekende verkeersproblemen. Informeer ook naar de toegankelijkheid voor gasten met mobiliteitsproblemen.

3. Stijl en thema

• Sfeer: De locatie moet passen bij de stijl en het thema van je bruiloft. Of je nu gaat voor een romantische tuin, een chic hotel, een rustieke boerderij of een historisch landhuis, de locatie moet de juiste ambiance bieden. Denk aan de decoratiemogelijkheden en of de locatie aansluit bij jouw visie. Bekijk foto’s van eerdere bruiloften op dezelfde locatie om een idee te krijgen van hoe het eruit kan zien.

4. Budget

• Kosten: Houd rekening met je budget. Naast de huurkosten van de locatie zelf, moet je ook denken aan eventuele extra kosten zoals catering, decoratie, en huur van apparatuur. Maak een gedetailleerde begroting en vraag naar een volledige prijsopgave van de locatie om verrassingen te voorkomen. Houd ook rekening met eventuele verborgen kosten zoals schoonmaakkosten, kurkgeld of overtime charges.
• Inclusief services: Sommige locaties bieden pakketten aan die catering, decoratie, en andere diensten omvatten. Dit kan zowel kostenbesparend als handig zijn, omdat je minder leveranciers hoeft te coördineren. Informeer naar de details van deze pakketten en wat er precies is inbegrepen. Dit kan ook helpen om je budget beter te beheren en de stress van het organiseren te verminderen.

5. Faciliteiten en voorzieningen

• Basisvoorzieningen: Controleer of de locatie beschikt over basisvoorzieningen zoals voldoende toiletten, garderobe, en een ruimte voor de bruid en bruidegom om zich klaar te maken. Denk ook aan de toegankelijkheid van deze voorzieningen voor al je gasten. Een goede garderobe en nette toiletten dragen bij aan het comfort van je gasten.
• Catering en keuken: Vraag of de locatie een eigen cateringservice heeft of dat je je eigen cateraar kunt meenemen. Als je een externe cateraar wilt gebruiken, zorg ervoor dat er een geschikte keuken beschikbaar is. Informeer ook naar eventuele beperkingen of regels die de locatie heeft met betrekking tot externe catering en of er bijkomende kosten zijn voor het gebruik van de keukenfaciliteiten.

6. Weersomstandigheden en back-up plannen

• Binnen- en buitenruimtes: Als je een buitenbruiloft plant, zorg dan voor een back-up optie voor slecht weer. Dit kan een binnenruimte op dezelfde locatie zijn of een tent. Overweeg de weersomstandigheden in de tijd van het jaar waarin je trouwt en zorg ervoor dat je een plan B hebt om ongemakken voor jezelf en je gasten te voorkomen.
• Verwarming en koeling: Zorg ervoor dat de locatie goed verwarmd of gekoeld kan worden, afhankelijk van het seizoen waarin je trouwt. Dit is vooral belangrijk als je trouwt in de zomer of winter, wanneer extreme temperaturen kunnen voorkomen. Vraag naar de mogelijkheden voor klimaatbeheersing op de locatie om ervoor te zorgen dat iedereen zich comfortabel voelt.